TÀI LIỆU YÊU CẦU SẢN PHẨM (PRD)

1. PHÂN HỆ QUẢN TRỊ DỮ LIỆU NGUỒN (MASTER DATA)

1.1. Quản lý Sản phẩm & Đơn vị tính Động (Dynamic UoM)

Vấn đề giải quyết: Các phần mềm kho thông thường cứng nhắc về đơn vị tính (chỉ quản lý theo Cái/Hộp), gây khó khăn cho các ngành hàng đặc thù (Hóa chất, Sắt thép, Nông sản) khi nhập một đơn vị (Tấn/Phuy) nhưng xuất một đơn vị khác (Kg/Lít).

Cơ chế hoạt động:

Hệ số quy đổi linh hoạt: Hệ thống cho phép thiết lập ma trận quy đổi không giới hạn cho từng mã hàng (SKU).
- Ví dụ: Mã hàng "Dung môi A". Đơn vị cơ sở: Lít.
- Quy đổi nhập: 1 Phuy = 200 Lít.
- Quy đổi xuất: 1 Can = 5 Lít.
Tự động hóa: Khi thủ kho nhập kho "10 Phuy", hệ thống tự động ghi nhận tồn kho là "2.000 Lít". Khi xuất "5 Can", hệ thống trừ "25 Lít".

Loại bỏ hoàn toàn sai lệch số liệu do quy đổi thủ công bên ngoài excel.

1.2. Quản lý Đối tác & Định danh

Vấn đề giải quyết: Dữ liệu khách hàng/nhà cung cấp bị trùng lặp, quản lý ID nội bộ lộn xộn gây khó khăn khi tích hợp dữ liệu.

Cơ chế hoạt động:

Định danh hệ thống (Technical ID): Sử dụng mã UUID (Universally Unique Identifier) được sinh tự động từ cơ sở dữ liệu (Supabase) làm khóa chính. Điều này đảm bảo tính duy nhất tuyệt đối trên toàn hệ thống và hỗ trợ mở rộng quy mô dữ liệu lớn.
Kiểm soát trùng lặp nghiệp vụ: Mặc dù dùng UUID để quản lý kỹ thuật, hệ thống vẫn thực hiện quét Mã số thuế (MST) khi tạo mới. Nếu MST đã tồn tại, hệ thống sẽ cảnh báo và ngăn chặn việc tạo hồ sơ trùng, đảm bảo tính nhất quán về mặt pháp lý.
Phân cấp địa lý tinh gọn: Địa chỉ được quản lý theo cấu trúc phẳng hóa: Tỉnh/Thành phố $\to$ Phường/Xã.
- Việc loại bỏ cấp trung gian giúp đơn giản hóa thao tác nhập liệu.
- Hệ thống sẽ dựa trên cặp thông tin (Tỉnh/Thành - Phường/Xã) để tham chiếu bảng giá cước vận chuyển.

2. PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHẬP KHO (INBOUND OPERATIONS)

Kiểm soát dòng hàng đi vào và xác lập giá trị tài chính ban đầu.

sequenceDiagram participant NCC as Nhà Cung Cấp participant Kho as Thủ Kho participant Sys as Hệ Thống participant Fin as Kế Toán (Tự động) NCC->>Kho: Giao hàng theo Đơn mua (PO) Kho->>Sys: Tạo phiếu nhận hàng (Good Receipt) Kho->>Sys: Nhập số lượng thực tế & Đánh giá chất lượng (QC) Sys->>Sys: Tự động quy đổi đơn vị tính Sys->>Fin: Tính lại Giá vốn Bình quân (WAC) Sys->>Fin: Ghi nhận Công nợ Phải trả (AP)

2.1. Quy trình Nhập & Kiểm phẩm (QC)

Cơ chế hoạt động:

Thủ kho quét mã hoặc nhập từ file Excel.
Hệ thống hiển thị danh sách cần nhập. Thủ kho nhập số lượng thực tế và phân loại ngay tại chỗ: "Hàng đạt chất lượng" (nhập kho chính) và "Hàng lỗi/Hư hỏng" (nhập kho chờ xử lý/trả về).
Gợi ý vị trí (Smart Putaway): Dựa trên lịch sử, hệ thống gợi ý chính xác Vị trí để cất hàng, giúp tối ưu kho.

2.2. Kích hoạt Tài chính: Định giá Tồn kho (Inventory Valuation)

Vấn đề giải quyết: Kế toán thường chỉ tính được giá vốn vào cuối tháng. Quản lý không biết giá trị tồn kho tức thời.

Cơ chế hoạt động:

Ngay khi phiếu nhập kho được "Xác nhận" (Confirm), hệ thống áp dụng thuật toán Bình quân gia quyền (Weighted Average Cost).
Công thức: $Giá Mới = \frac{(Tồn Cũ \times Giá Cũ) + (Nhập Mới \times Giá Nhập)}{Tổng Số Lượng}$ .
Kết quả: Tại bất kỳ thời gian nào đều biết chính xác tổng giá trị tài sản đang nằm trong kho là bao nhiêu.

3. PHÂN HỆ QUẢN LÝ XUẤT KHO (OUTBOUND OPERATIONS)

Kiểm soát dòng hàng đi ra, quản lý rủi ro công nợ và chi phí logistic.

3.1. Điều phối & Giữ hàng (Allocation)

Cơ chế hoạt động:

Khi có đơn hàng (Order), hệ thống thực hiện "Giữ hàng mềm" (Soft Lock).
Nếu tồn kho không đủ, hệ thống tự động ưu tiên phân bổ hàng cho các Khách hàng VIP hoặc Đơn hàng gấp (dựa trên cấu hình ưu tiên), đảm bảo khách hàng quan trọng không bị thiếu hàng.

3.2. Kiểm soát Tín dụng (Credit Control) - Tính năng ERP-Lite

Vấn đề giải quyết: Kinh doanh cứ bán, Kho cứ xuất, nhưng Kế toán không thu được tiền vì khách nợ quá nhiều.

Cơ chế hoạt động:

Trước khi cho phép xuất kho, hệ thống tự động kiểm tra: Tổng nợ hiện tại + Giá trị đơn hàng mới so với Hạn mức tín dụng của khách hàng.
Nếu vượt hạn mức: Hệ thống khóa lệnh xuất kho và gửi cảnh báo yêu cầu phê duyệt đặc biệt.

3.3. Lấy hàng & Giao vận (Picking & Dispatch)

Cơ chế hoạt động:

Wave Picking: Hệ thống gom nhiều đơn hàng lại và hướng dẫn thủ kho đi lấy hàng theo lộ trình ngắn nhất (ziczac), tránh đi lại lòng vòng.
Tính cước vận chuyển: Dựa trên Tổng trọng lượng (đã cân) và Địa chỉ giao hàng (Tỉnh/Thành $\to$ Phường/Xã), hệ thống tra cứu bảng giá của các Đơn vị vận chuyển (Carrier) đã cấu hình để ước tính chi phí ship ngay lập tức.
(Phân hệ này làm sau)

4. PHÂN HỆ TÀI CHÍNH & KẾ TOÁN KHO (ERP-LITE FINANCE)

Tự động hóa các bút toán liên quan đến hàng hóa.

graph LR A[Hành động Vật lý] --> B{Hệ thống Xử lý} B --> C[Cập nhật Số lượng Tồn kho] B --> D[Ghi nhận Biến động Tài chính] subgraph "Tài chính Tự động" D --> D1[Tăng/Giảm Giá trị Tài sản Kho] D --> D2[Ghi nhận Phải Thu / Phải Trả] D --> D3[Ghi nhận Doanh thu / Chi phí Vận chuyển] end

4.1. Quản lý Công nợ Phải thu/Phải trả (AR/AP)

Phải trả (AP): Tự động tạo khoản nợ phải trả cho Nhà cung cấp khi Nhập kho, và khoản phải trả cho Đơn vị vận chuyển khi Xuất kho.
Phải thu (AR): Tự động tạo khoản phải thu Khách hàng khi Xuất kho.
Giá trị: Hệ thống cho phép theo dõi ‘tuổi' nợ và trạng thái thanh toán của các khoản này.

4.2. Thuế & Chi phí Nội bộ

Phân bổ chi phí: Khi xuất nguyên liệu cho sản xuất hoặc các phòng ban, hệ thống hạch toán chi phí đó vào đúng "Trung tâm chi phí" (Cost Center) của bộ phận đó, giúp minh bạch ngân sách nội bộ.
Thuế GTGT: Tính toán thuế đầu vào/đầu ra theo từng dòng hàng để hỗ trợ kê khai sơ bộ.
(phân hệ thuế làm sau)

5. PHÂN HỆ TRỢ LÝ ĐIỀU HÀNH AI (EXECUTIVE INTELLIGENCE)

Chuyển đổi dữ liệu thành câu trả lời.

Vấn đề giải quyết: Lãnh đạo muốn biết số liệu ngay lập tức nhưng hệ thống báo cáo truyền thống quá cứng nhắc (báo cáo tĩnh) hoặc phải chờ nhân viên tổng hợp.

Cơ chế hoạt động:
Tích hợp mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) vào cơ sở dữ liệu, cho phép tra cứu bằng tiếng Việt tự nhiên.

Các trường hợp sử dụng thực tế (Use Cases):

Tra cứu Sức khỏe Kho hàng:
- Hỏi: "Hiện tại mặt hàng nào tồn kho quá 90 ngày chưa bán được?"
- Trả lời: AI trích xuất danh sách "Hàng chậm luân chuyển" (Slow-moving), kèm theo tổng giá trị vốn đang bị "chôn" ở đó.
Phân tích Hiệu quả Kinh doanh:
- Hỏi: "So sánh doanh thu bán hàng khu vực Hà Nội và TP.HCM trong tháng này?"
- Trả lời: AI tổng hợp dữ liệu từ phiếu xuất kho, phân loại theo địa chỉ Tỉnh/Thành và hiển thị biểu đồ so sánh.
Cảnh báo Rủi ro:
- Hỏi: "Có nhà cung cấp nào tăng giá nhập trong tuần qua không?"
- Trả lời: AI so sánh lịch sử giá nhập (PO) và chỉ ra các mã hàng có biến động giá bất thường để Lãnh đạo can thiệp kịp thời.

6. TÓM TẮT

Hệ thống này giải quyết triệt để bài toán "Mù mờ thông tin".

Với Thủ kho: Giảm thao tác thủ công, giảm sai sót khi quy đổi đơn vị tính, tối ưu quản lý nhập xuất hàng.
Với Kế toán: Không còn phải nhập lại dữ liệu từ kho, có số liệu giá vốn và công nợ ngay lập tức (Real-time).
Với quản lý: Nắm bắt chính xác "Tiền của công ty đang nằm ở đâu?" (Ở kho nguyên liệu? Ở công nợ khách hàng? Hay hàng hư hỏng?) chỉ bằng một câu hỏi cho AI.