# Tertiary-Packaging Declaration TEMPLATE + Cover Notes **Set:** PPWR supplier drafts — Hoi Vu Company Limited (Leversa glass jars) **Date drafted:** 2026-09-03 · **Status:** FINAL for supplier completion and signature **Basis:** Sample-dossier declaration genre (register §12 rows 7–12); Regulation (EU) 2025/40, Art 5(4). **Addressee (locked):** Hoi Vu Company Limited (Vietnam) — EN/CN letters; Công ty TNHH Hội Vũ — VI letters. No Hoi Vu-side fill fields remain; the user runs a later VN-legal-name substitution pass. --- ## PART 1 — Blank Art 5(4) Declaration Template (tertiary packaging) > Use for: pallets, stretch wrap / shrink film (transport), strapping, corner boards, separators, and other secondary/tertiary packaging that is NOT food-contact. Art 5(5) PFAS does not apply to these components, so no PFAS statement is included. > The sample dossier's own tertiary sheet was left blank — this template is optional, offered to close that gap. ### Template body (EN) --- [[FILL: Supplier legal name]] [[FILL: Supplier address]] Ref: [[FILL: Ref no.]] Date: [[FILL: date of issue]] To: **Hoi Vu Company Limited — Cau Giat Industrial Cluster, Duy Tan Ward, Ninh Binh Province, Viet Nam** **Subject: Declaration on heavy metals in packaging — Regulation (EU) 2025/40 (PPWR), Article 5(4)** To Whom It May Concern, We, [[FILL: Supplier legal name]], supply the following packaging material to Hoi Vu Company Limited: [[FILL: material / product supplied]]. This material is used as secondary/tertiary packaging (not in direct contact with food). With regard to Article 5(4) of Regulation (EU) 2025/40, we declare that the sum concentration of lead, cadmium, mercury and hexavalent chromium (Cr(VI)) in the packaging material supplied by us does not exceed 100 mg/kg (0.01% by weight). Basis of declaration — **choose one and delete the other:** (a) This is supported by test report [[FILL: laboratory name, report no., date]], which shows a total heavy-metal content of [[FILL: result]] mg/kg. (b) Based on the technical information given by our raw material suppliers, and on our experience to date, we do not perform any specific tests for these substances; the material supplied is in compliance with the limit stated above. This declaration is valid for twelve (12) months from the date of issue. | Name | Title | Date | Signature | |---|---|---|---| | [[FILL]] | [[FILL]] | [[FILL]] | | Company seal / stamp --- ### Template body (VI mirror) --- [[FILL: Tên pháp nhân nhà cung cấp]] [[FILL: Địa chỉ nhà cung cấp]] Số: [[FILL: Số văn bản]] Ngày: [[FILL: ngày phát hành]] Kính gửi: **Công ty TNHH Hội Vũ — Cụm Công nghiệp Cầu Giát, phường Duy Tân, tỉnh Ninh Bình** **V/v: Tuyên bố về kim loại nặng trong bao bì — Quy định (EU) 2025/40 (PPWR), Điều 5(4) (Khoản 4 Điều 5)** Kính gửi, Chúng tôi, [[FILL: tên pháp nhân nhà cung cấp]], cung cấp cho Công ty TNHH Hội Vũ vật liệu bao bì sau: [[FILL: vật liệu / sản phẩm cung cấp]]. Vật liệu này được dùng làm bao bì thứ cấp/thứ cấp ngoài (không tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm). Về Điều 5(4) (Khoản 4 Điều 5) của Quy định (EU) 2025/40, chúng tôi tuyên bố rằng tổng nồng độ chì, cadmi, thủy ngân và crom VI (Cr(VI)) trong vật liệu bao bì do chúng tôi cung cấp không vượt quá 100 mg/kg (0,01% khối lượng). Căn cứ tuyên bố — **chọn một và xóa mục còn lại:** (a) Được hỗ trợ bởi báo cáo kiểm nghiệm số [[FILL: tên phòng kiểm nghiệm, số báo cáo, ngày]], theo đó tổng hàm lượng kim loại nặng là [[FILL: kết quả]] mg/kg. (b) Dựa trên thông tin kỹ thuật do các nhà cung cấp nguyên liệu của chúng tôi cung cấp và kinh nghiệm đến nay, chúng tôi không thực hiện kiểm nghiệm riêng cho các chất này; vật liệu cung cấp phù hợp với giới hạn nêu trên. Tuyên bố này có hiệu lực trong mười hai (12) tháng kể từ ngày phát hành. | Họ tên | Chức danh | Ngày | Chữ ký | |---|---|---|---| | [[ĐIỀN]] | [[ĐIỀN]] | [[ĐIỀN]] | | Con dấu công ty *Do [[FILL: tên pháp nhân nhà cung cấp]] phát hành — không được sửa đổi, trừ các trường ghi [[…]].* --- ## PART 2 — Universal Cover Note (generic form; per-supplier versions in Part 3) ### Cover note (EN) --- [[FILL: Date]] [[FILL: Supplier name]] [[FILL: Supplier address]] Dear [[FILL: contact name]], **Re: PPWR declaration for your review and completion — Regulation (EU) 2025/40** Attached is a declaration we have prepared for you, pre-filled from the test reports already on file ([[FILL: report IDs, e.g. SGS report no. …]]). Please: (1) check that each statement is accurate for your material; (2) complete the fields marked [[…]]; (3) sign and stamp; (4) return one copy to us. Please do not change the body text. If any statement is not accurate, tell us and we will reissue the declaration. Thank you for your cooperation. Yours faithfully, **Hoi Vu Company Limited** --- ### Cover note (VI) --- [[FILL: Ngày]] [[FILL: Tên nhà cung cấp]] [[FILL: Địa chỉ nhà cung cấp]] Kính gửi quý công ty, **V/v: Tuyên bố PPWR đề nghị quý công ty kiểm tra và hoàn thiện — Quy định (EU) 2025/40** Đính kèm là tuyên bố chúng tôi soạn sẵn cho quý công ty, đã điền trước dựa trên các báo cáo kiểm nghiệm hiện có ([[FILL: số báo cáo, ví dụ số báo cáo SGS …]]). Đề nghị quý công ty: (1) kiểm tra các tuyên bố đúng với vật liệu của mình; (2) điền đủ các trường đánh dấu [[…]]; (3) ký và đóng dấu; (4) gửi lại một bản. Xin đừng sửa nội dung chính của văn bản. Nếu có tuyên bố nào chưa chính xác, vui lòng cho biết để chúng tôi ban hành lại. Cảm ơn sự hợp tác của quý công ty. Trân trọng, **Công ty TNHH Hội Vũ** --- ## PART 3 — Ten pre-filled per-supplier cover notes (final texts, as built into the sendable docx) All report IDs below are verbatim from evidence register §2 (dates, labs, scopes included where cited). Each note keeps the 4-step ask and the no-body-changes instruction. ### 3.1 Avery Dennison (EN) — heavy-metal + PFAS declarations, label facestock 3 September 2026 Avery Dennison Materials Sdn. Bhd. Malaysia Dear Sir or Madam, **Re: PPWR declarations for your review and completion — Regulation (EU) 2025/40** Attached are the heavy-metal and PFAS declarations we have prepared for your label materials (ASEAN LPM FASSON® PSA products with paper, PO, PE, PET, PP and PI facestocks), pre-filled from the document currently on file: your REACH SVHC letter of 6 March 2026 (AD ASEAN_REACH SVHC, 253 candidate substances, none intentionally present above 0.1% w/w). Please: (1) check that each statement is accurate for your materials; (2) complete the fields marked [[…]]; (3) sign and stamp; (4) return one copy to us. Specifically, please complete in the attached declarations: (a) your full registered address; (b) Ref no. and date of issue; (c) the exact FASSON facestock grade(s) supplied (paper or film family); in the heavy-metals letter, if you hold test data, the report reference and sum value (otherwise delete the optional bracketed sentence); in the PFAS letter, if you hold PFAS test data, the report no., laboratory and date (otherwise use Alternative 2 in clause (d) and delete Alternative 1); plus signature, name, title and company seal/stamp in both letters. Please do not change the body text. If any statement is not accurate, tell us and we will reissue the declaration. Thank you for your cooperation. Yours faithfully, **Hoi Vu Company Limited** ### 3.2 Yuebo (CN) — representation letter, glass jars (Nanning Yuebo issues per the 3/9/2026 decision) 2026年9月3日 南宁粤玻实业有限公司 尊敬的先生/女士： **事由：请贵司审核PPWR声明函 — 欧盟法规 (EU) 2025/40** 随附为贵司准备的声明函，内容已根据现有检测报告预先填写：SGS-CSTC 广州报告 GZHL260703758401PK（2026年7月31日，500 ml 玻璃瓶重金属与 PFAS 检测）。 请贵司：(1) 核对声明内容与贵司产品是否相符；(2) 填写标有 [[…]] 的字段；(3) 签字并加盖公司公章；(4) 回寄一份签署件。 请勿修改正文内容。如任何表述与实际情况不符，请告知我们，我们将重新出具声明函。 感谢贵司的配合。 此致 敬礼！ **Hoi Vu Company Limited** ### 3.3 Xieli Cap (CN) — complete-closure declaration, metal lid 2026年9月3日 福建省晋江市协立制盖有限公司 中国福建省晋江市 尊敬的先生/女士： **事由：请贵司审核PPWR瓶盖符合性声明 — 欧盟法规 (EU) 2025/40** 随附为贵司准备的瓶盖整体符合性声明，内容已根据现有检测报告预先填写（见下表）。 请贵司：(1) 核对声明内容与贵司产品是否相符；(2) 填写标有 [[…]] 的字段；(3) 签字并加盖公司公章；(4) 回寄一份签署件。 具体而言，请贵司填写/确认声明中标注的字段：(a) 协立制盖有限公司完整注册地址（福建省晋江市）；(b) 文号与签发日期；(c) 所供旋开盖的型号及公称直径；(d) 盖体基材（镀铬(无锡)钢板 / 马口铁，须与第 1 节一致）；(e) 确认第 2(b) 节关于盖体钢材来自 Jiangsu Suxun New Materials Technology Co., Ltd 的表述属实（如不符，请划去该句并签名确认）；(f) 如持有检测数据，可填写选填的检测报告编号句；无则删除该方括号句；(g) 签署人姓名、职务、日期。 请勿修改正文内容。如任何表述与实际情况不符，请告知我们，我们将重新出具声明函。 感谢贵司的配合。 此致 敬礼！ **Hoi Vu Company Limited** | 报告编号 | 检测机构 | 日期 | 覆盖范围 | |---|---|---|---| | EDG2607100108C00101R | EMTEK 东莞 | 2026-07-16 | 密封胶 1（PVC）四项重金属总和未检出（限值 100 mg/kg） | | ESZ2605070317C00101R | EMTEK 苏州 | 2026-05-13 | PFAS 306 项物质，未检出 | | ESZ2605210275C00101R | EMTEK 苏州 | 2026-05-29 | 总氟含量，未检出 | | SHAEC26013380302 | SGS 上海 | 2026-05-18 | 镀铬钢板 RoHS 四项金属（申请方 Jiangsu Suxun New Materials） | ### 3.4 Henan Tongchuang (CN) — heavy-metal declaration, carton staple wire 2026年9月3日 Henan Tongchuang Metal Products 尊敬的先生/女士： **事由：请贵司审核PPWR重金属声明 — 欧盟法规 (EU) 2025/40** 随附为贵司准备的重金属符合性声明（英文版），内容已根据现有检测报告预先填写：SGS Tianjin 报告 TSNEC25000633602（2025年3月5日，镀锌扁丝，73 项无机 SVHC 均 ≤ 0.1%）。 请贵司：(1) 核对声明内容与贵司产品是否相符；(2) 填写标有 [[…]] 的字段；(3) 签字并加盖公司公章；(4) 回寄一份签署件。 请勿修改正文内容。如任何表述与实际情况不符，请告知我们，我们将重新出具声明函。 感谢贵司的配合。 此致 敬礼！ **Hoi Vu Company Limited** ### 3.5 Toyo Ink (VI) — PPWR declaration, label ink Ngày 3 tháng 9 năm 2026 CÔNG TY TNHH TOYO INK VIỆT NAM Khu công nghiệp Amata, Đồng Nai Kính gửi quý công ty, **V/v: Tuyên bố PPWR đề nghị quý công ty kiểm tra và hoàn thiện — Quy định (EU) 2025/40** Đính kèm là tuyên bố PPWR cho mực in nhãn do chúng tôi soạn sẵn, đã điền trước dựa trên các báo cáo kiểm nghiệm hiện có của SGS Việt Nam (bảng dưới đây). Đề nghị quý công ty: (1) kiểm tra các tuyên bố đúng với sản phẩm của mình; (2) điền đủ các trường đánh dấu [[…]]; (3) ký và đóng dấu; (4) gửi lại một bản. Cụ thể, đề nghị quý công ty điền các trường sau trong bản tuyên bố: (a) địa chỉ đăng ký đầy đủ của CÔNG TY TNHH TOYO INK VIỆT NAM; (b) số tham chiếu và ngày phát hành; (c) dòng/sản phẩm mực cung cấp cho Hoi Vu; (d) phạm vi màu — xác nhận danh mục hơn năm mươi (50) sản phẩm mực đã kiểm nghiệm (báo cáo HCCEE26000403201, mẫu màu ĐEN) phủ các loại mực đang dùng cho nhãn của chúng tôi, hoặc liệt kê các màu thực tế kèm kiểm nghiệm hoặc tuyên bố tương đương cho màu nằm ngoài danh mục; (e) tùy chọn — số báo cáo kiểm nghiệm PFAS nếu có; nếu không có, xóa câu tùy chọn trong điều 2; (f) họ tên, chức danh, ngày ký của người ký. Xin đừng sửa nội dung chính của văn bản. Nếu có tuyên bố nào chưa chính xác, vui lòng cho biết để chúng tôi ban hành lại. Cảm ơn sự hợp tác của quý công ty. Trân trọng, **Công ty TNHH Hội Vũ** | Số báo cáo | Phòng kiểm nghiệm | Ngày | Nội dung | |---|---|---|---| | HCCEE26000403201 | SGS Việt Nam | 3/3/2026 | RoHS · EN 71-3 · Chỉ thị 94/62/EC: tổng Pb+Cd+Hg+Cr(VI) không phát hiện (giới hạn 100 mg/kg) | | HCCEE26000427101 | SGS Việt Nam | 6/3/2026 | REACH SVHC 253 chất ≤ 0,1% | ### 3.6 Minh An (VI) — heavy-metal declaration, carton paper Ngày 3 tháng 9 năm 2026 CTCP Giấy Minh An Kính gửi quý công ty, **V/v: Tuyên bố PPWR đề nghị quý công ty kiểm tra và hoàn thiện — Quy định (EU) 2025/40** Đính kèm là tuyên bố về kim loại nặng trong bao bì cho giấy medium/sóng MHMA do chúng tôi soạn sẵn, đã điền trước dựa trên các báo cáo kiểm nghiệm hiện có của CTIC Vietnam (bảng dưới đây). Đề nghị quý công ty: (1) kiểm tra các tuyên bố đúng với vật liệu của mình; (2) điền đủ các trường đánh dấu [[…]]; (3) ký và đóng dấu; (4) gửi lại một bản. Xin đừng sửa nội dung chính của văn bản. Nếu có tuyên bố nào chưa chính xác, vui lòng cho biết để chúng tôi ban hành lại. Cảm ơn sự hợp tác của quý công ty. Trân trọng, **Công ty TNHH Hội Vũ** | Số báo cáo | Phòng kiểm nghiệm | Ngày | Nội dung | |---|---|---|---| | HT40825841801 | CTIC Vietnam | 14/8/2025 | RoHS: Cd/Pb/Hg/Cr(VI) đều không phát hiện (giấy MHMA) | | HT41225255401 | CTIC Vietnam | 22/12/2025 | REACH SVHC 251 chất ≤ 0,1% (giấy MHMA) | ### 3.7 New Diamond Packaging (VI) — heavy-metal declaration, carton paper Ngày 3 tháng 9 năm 2026 New Diamond Packaging Kính gửi quý công ty, **V/v: Tuyên bố PPWR đề nghị quý công ty kiểm tra và hoàn thiện — Quy định (EU) 2025/40** Đính kèm là tuyên bố về kim loại nặng trong bao bì cho giấy làm các-bông do chúng tôi soạn sẵn, đã điền trước dựa trên các báo cáo kiểm nghiệm hiện có của CTIC Vietnam (bảng dưới đây). Đề nghị quý công ty: (1) kiểm tra các tuyên bố đúng với vật liệu của mình; (2) điền đủ các trường đánh dấu [[…]]; (3) ký và đóng dấu; (4) gửi lại một bản. Xin đừng sửa nội dung chính của văn bản. Nếu có tuyên bố nào chưa chính xác, vui lòng cho biết để chúng tôi ban hành lại. Cảm ơn sự hợp tác của quý công ty. Trân trọng, **Công ty TNHH Hội Vũ** | Số báo cáo | Phòng kiểm nghiệm | Ngày | Nội dung | |---|---|---|---| | HT41225244902 | CTIC Vietnam | 15/12/2025 | RoHS: không phát hiện (vật liệu TKTA) | | HT41225270201 | CTIC Vietnam | 25/12/2025 | REACH SVHC 251 chất ≤ 0,1% (vật liệu TKMA) | ### 3.8 Lee and Man (VI) — heavy-metal declaration, carton paper Ngày 3 tháng 9 năm 2026 Giấy Lee & Man Việt Nam Kính gửi quý công ty, **V/v: Tuyên bố PPWR đề nghị quý công ty kiểm tra và hoàn thiện — Quy định (EU) 2025/40** Đính kèm là tuyên bố về kim loại nặng trong bao bì cho giấy White Top loại W và giấy Test Liner loại N do chúng tôi soạn sẵn, đã điền trước dựa trên các báo cáo kiểm nghiệm SGS hiện có (bảng dưới đây). Đề nghị quý công ty: (1) kiểm tra các tuyên bố đúng với vật liệu của mình; (2) điền đủ các trường đánh dấu [[…]]; (3) ký và đóng dấu; (4) gửi lại một bản. Xin đừng sửa nội dung chính của văn bản. Nếu có tuyên bố nào chưa chính xác, vui lòng cho biết để chúng tôi ban hành lại. Cảm ơn sự hợp tác của quý công ty. Trân trọng, **Công ty TNHH Hội Vũ** | Số báo cáo | Phòng kiểm nghiệm | Ngày | Nội dung | |---|---|---|---| | HCCEE26000577101 | SGS | 26/3/2026 | REACH SVHC 253 chất ≤ 0,1% (giấy White Top loại W) | | HCCEE26000577001 | SGS | 26/3/2026 | REACH SVHC 253 chất ≤ 0,1% (giấy Test Liner loại N) | ### 3.9 SacViet Inks (VI) — heavy-metal declaration, carton printing ink Ngày 3 tháng 9 năm 2026 SACVIET INKS CO., LTD Kính gửi quý công ty, **V/v: Tuyên bố PPWR đề nghị quý công ty kiểm tra và hoàn thiện — Quy định (EU) 2025/40** Đính kèm là tuyên bố về kim loại nặng trong bao bì cho mực in các-bông (9 màu) do chúng tôi soạn sẵn, đã điền trước dựa trên báo cáo kiểm nghiệm RoHS hiện có của CTIC Vietnam: số HT41225232201 (11/12/2025). Đề nghị quý công ty: (1) kiểm tra các tuyên bố đúng với sản phẩm của mình; (2) điền đủ các trường đánh dấu [[…]]; (3) ký và đóng dấu; (4) gửi lại một bản. Xin đừng sửa nội dung chính của văn bản. Nếu có tuyên bố nào chưa chính xác, vui lòng cho biết để chúng tôi ban hành lại. Cảm ơn sự hợp tác của quý công ty. Trân trọng, **Công ty TNHH Hội Vũ** ### 3.10 Tuan Huyen (VI) — heavy-metal declaration, shrink film Ngày 3 tháng 9 năm 2026 Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Công nghiệp Tuấn Huyền Hải Phòng Kính gửi quý công ty, **V/v: Tuyên bố PPWR đề nghị quý công ty kiểm tra và hoàn thiện — Quy định (EU) 2025/40** Đính kèm là tuyên bố về kim loại nặng trong bao bì cho màng LDPE (túi nylon) do chúng tôi soạn sẵn, đã điền trước dựa trên báo cáo kiểm nghiệm RoHS hiện có của CTIC Vietnam: số HT40625687101 (26/6/2025). Đề nghị quý công ty: (1) kiểm tra các tuyên bố đúng với sản phẩm của mình; (2) điền đủ các trường đánh dấu [[…]]; (3) ký và đóng dấu; (4) gửi lại một bản. Xin đừng sửa nội dung chính của văn bản. Nếu có tuyên bố nào chưa chính xác, vui lòng cho biết để chúng tôi ban hành lại. Cảm ơn sự hợp tác của quý công ty. Trân trọng, **Công ty TNHH Hội Vũ** --- *Drafter's note: every report ID in Part 3 traces to register §2 verbatim (Yuebo GZHL260703758401PK; Xieli EDG2607100108C00101R / ESZ2605070317C00101R / ESZ2605210275C00101R / SHAEC26013380302; Henan TSNEC25000633602; Avery the 6/3/2026 SVHC letter; Toyo HCCEE26000403201 / HCCEE26000427101; Minh An HT40825841801 / HT41225255401; New Diamond HT41225244902 / HT41225270201; Lee and Man HCCEE26000577101 / HCCEE26000577001; SacViet HT41225232201; Tuan Huyen HT40625687101). The Yuebo note names its attachment generically; the representation letter is issued by Nanning Yuebo (decision 3/9/2026, register §14 item 3). Recipient company names and locations appear exactly as recorded in the register; no supplier street addresses are invented.*